Protection des renseignements personnels
Responsabilité
Matcha Assurance Inc. (« Matcha Assurance ») accorde une importance accrue à la protection des renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de ses activités. Ainsi, Matcha Assurance a adopté une politique sur la protection des renseignements personnels dont l’objectif est notamment d’encadrer la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication et la destruction des renseignements personnels. À ce titre, le Responsable de la protection des renseignements personnels doit veiller à ce qu’en tout temps, cette politique soit respectée et soit conforme à toute législation pertinente.
1. Renseignement personnel
Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Ainsi le nom, l’âge, le sexe, l’adresse, les revenus, le numéro d’assurance sociale, des renseignements financiers et médicaux sont, entre autres, lorsqu’ils permettent d’identifier une personne, des renseignements considérés comme personnels.
2. Fins de la collecte des renseignements recueillis
Matcha Assurance collecte seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires à l’accomplissement des fins spécifiques pour lesquelles ils ont été recueillis.
Il s’agit donc principalement des renseignements personnels nécessaires :
- Aux fins d’identification et de confirmation d’identification;
- Aux fins de l’étude de l’admissibilité à des produits d’assurance;
- Aux fins de l’étude d’une demande de règlement;
- Aux fins du traitement administratif lié aux produits et services.
3. Consentement
Généralement, un consentement est requis pour la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels.
Ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins précises. Ce consentement peut être donné par l’entremise de divers supports (écrit, technologique, etc.).
Toute personne qui fournit ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Dans certains cas spécifiquement prévus par la loi, le consentement n’est pas requis pour l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels, par exemple :
- Pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal;
- Pour prévenir une fraude, la faire cesser ou la détecter.
4. L’utilisation et la communication de vos renseignements personnels
4.1 L’utilisation de vos renseignements personnels
Matcha Assurance utilise et communique les renseignements personnels collectés qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne concernée y consent ou que la loi le requiert ou le permet.
4.2 La communication de vos renseignements personnels
Dans le cours de l’exécution de ses fonctions, Matcha Assurance doit, dans certaines circonstances et sous réserves des exigences légales, communiquer les renseignements personnels qu’elle détient à ses mandataires, à ses partenaires d’affaires ou encore, à ses fournisseurs de services.
Lors du transfert de données, Matcha Assurance utilise un processus favorisant la protection, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels en ayant recours, lorsque possible, à l’utilisation de canaux permettant d’établir et de supporter un mécanisme efficace de chiffrage.
Matcha Assurance prend les mesures nécessaires afin que ses mandataires et ses fournisseurs de services utilisent les renseignements personnels qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour en protéger la confidentialité.
5. Conservation de vos renseignements personnels
Matcha Assurance conserve les renseignements personnels qu’elle possède que pour le délai nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus, sous réserves des délais de conservation supplémentaires prévus par la loi.
Dans le cadre de ses opérations, Matcha Assurance peut enregistrer et conserver les appels téléphoniques et les autres moyens de correspondance afin de confirmer les instructions de ses clients, d’assurer la qualité de ses services ainsi que pour lui permettre d’exercer, lorsque nécessaire, son droit de surveillance sur la prestation de travail de ses employés.
6. Destruction de vos renseignements personnels
Lorsque les fins pour lesquelles les renseignements personnels recueillis ont été accomplies, et à l’expiration du délai de conservation prévu par la loi, Matcha Assurance détruit ou anonymise les renseignements personnels de façon sécuritaire, notamment en prenant des mesures pour empêcher qu’un tiers ait accès aux renseignements.
7. Confidentialité et mesures de sécurité
Matcha Assurance applique des mesures de sécurité propres à assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels qu’elle détient, et prend les mesures nécessaires afin que son personnel, ses mandataires, ses partenaires d’affaires et ses fournisseurs de services appliquent des mesures de sécurité propre à assurer le même niveau de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
7.1 Lieu de conservation
Tous les renseignements personnels sont entreposés dans des voûtes à accès restreint ou sont protégés, entre autres, par des systèmes de sécurité électroniques, selon le cas.
7.2 Accessibilité restreinte
L’accès aux renseignements personnels est strictement réservé au personnel autorisé, soit aux seules personnes dont cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions ou à l’exécution de leur mandat.
7.3 Programme de sécurité
Matcha Assurance assure la sécurité des données de ses clients en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de mesures techniques de sécurisation physiques et logiques afin d’en garantir l’intégrité ainsi que leur traitement confidentiel et sécurisé.
8. Droits relatifs à vos renseignements personnels
8.1 Droit de ne pas fournir vos renseignements personnels
À tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, il est possible de retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels.
Toutefois, un tel retrait pourrait, par exemple, restreindre l’accessibilité à une protection d’assurance, entrainer le refus ou la terminaison d’une demande de règlement ou occasionner toute autre situation de ce genre.
8.2 Droit d’accéder et de faire rectifier vos renseignements personnels
Toute personne a le droit de demander à Matcha Assurance d’accéder aux renseignements contenus à son dossier ou encore, d’accéder aux renseignements utilisés par Matcha Assurance pour rendre une décision.
Aussi, toute personne peut contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels contenus à son dossier et a le droit de demander à Matcha Assurance de procéder à la rectification de ces renseignements.
Une demande d’accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, par exemple, à titre de représentant, d’héritier, de successeur de cette dernière, d’administrateur de la succession, de bénéficiaire d’une assurance vie ou comme titulaire de l’autorité parentale.
Matcha Assurance peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la loi. Dans un tel cas, le refus est motivé par la disposition de la loi applicable, les recours disponibles et le délai dans lequel ces recours peuvent être exercés. Sur demande, Matcha Assurance assiste le consommateur dans cette démarche.
9. Plaintes
Il est possible pour toute personne qui se considère lésée de formuler une plainte relative à la protection de ses renseignements personnels auprès de Matcha Assurance.
Pour formuler une plainte, vous devez suivre la procédure accessible sur notre page Internet en cliquant sur le lien suivant : https://matchaassurance.ca/plaintes/
Au besoin, Matcha Assurance offre un service d’assistance sans frais à la rédaction d’une plainte. Il est possible pour le consommateur d’y recourir en communiquant avec Madame Marie-Kim Larouche, à l’adresse courriel suivante : marie-kim.larouche@humania.ca.
10. Le Responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toute question ou demande en lien avec vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée, dont les coordonnées sont les suivantes :
Monsieur Jean-Benoît Forgues
Vice-président adjoint, Affaires juridique
1555, rue Girouard Ouest
Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 2Z6
Courriel : jean-benoit.forgues@humania.ca
Téléphone : 1 800 363-1334 poste 263
ou de Montréal : 514 485-1334 poste 307
Télécopieur : 1 844 773-4999
